Factura Proforma | ¿Qué es? y ¿Cómo obtenerla? 

Tiempo de lectura: 4 minutos

Una forma fácil de hacer llegar a tus clientes toda la información que requieren sobre futuras actividades comerciales es esta. Si deseas saber que es una factura proforma significado, continúa leyendo.

¿Qué es una Factura Proforma?

Factura proforma definición: Se trata de un documento que contiene toda la información de una futura actividad comercial.  

Ten en cuenta que no se trata de un documento con valor comercial, fiscal ni contable, pues su finalidad es simplemente brindar información. 

En la factura proforma se especifican todos los detalles al cliente, es como una vista previa a la factura real que se generaría más adelante.

¿Qué necesito para crear una factura proforma?

Para poder hacer facturas proforma, debes tener en cuenta que las mismas deben contener:

  • Un título indicando que se trata de una Proforma, la misma debe ser fácilmente visible.
  • Todos los datos del proveedor del servicio o bienes.
  • Los datos de identificación del potencial cliente.
  • Descripción detallada de los servicios o de los productos a vender, indicando el costo por unidad, la cantidad y el precio total. 

Cómo hacer una Factura Proforma 

Hacer una factura proforma es bastante sencillo, en cuento a su estética, tienes disponibilidad de dar rienda suelta a tu creatividad, pero debes tener en cuenta, que debe cumplir con los siguientes parámetros:

  1. 1.- paso: Debes indicar al comienzo, a modo de título, que se trata de una factura proforma.
  2. 2.- paso: Escribe la fecha de emisión del documento.
  3. 3.- paso: Indica los datos de identificación del proveedor; esto debe incluir el  nombre comercial, CIF, dirección, teléfono.
  4. 4.- paso: Escribe todos los datos de identificación del destinatario; acá debes indicar el nombre comercial, la dirección, CIF y teléfono, si lo tuviese. 
  5. 5.- paso: Luego procedes a escribir la descripción de la operación, indicando el concepto de la venta, la cantidad, detalles y el precio unitario.
  6. 6.- paso: Es importante colocar la base imponible, es decir, el precio por el servicio o los productos.
  7. 7.- paso: Indica la cuota de IVA.
  8. 8.- paso: Y por último, no olvides reflejar el precio total.
  9. 9.- paso: También puedes incluir el método de pago y si fuese necesario, los gastos de seguro y transporte.

Funciones de una factura Proforma

La factura proforma se utiliza para:

  • Indicar toda la información relacionada a una posible oferta de venta en la que se especifican todos los detalles.
  • Sirve para poder documentar de manera fácil, el valor de una operación.
  • Se utiliza a modo de borrador de la factura real, que la podrás hacer luego de llegar a un acuerdo con el comprador. Entonces solo es cuestión de vaciar los datos en una factura con validez fiscal. 
  • Sirve como compromiso e incluso como justificación de inversiones que vas a realizar a futuro, al momento de solicitar financiamientos o subvenciones. 

Datos que contiene una factura Proforma

Las facturas proformas te brindan la posibilidad de incluir varios datos, pues tienes la libertad de escoger como hacerla, sin embargo, todas coinciden en algunos puntos, los cuales te mencionados a continuación;

  • El título que indica que se trata de una factura proforma. 
  • La fecha de emisión de este documento. 
  • Tus datos como vendedor, indicando el nombre comercial y la dirección fiscal. Adicionalmente, puedes colocar otra información que consideres pertinente. 
  • Una descripción detallada de los productos o servicios que ofreces. Aquí debes indicar el valor por unidad, el precio total e indicar si existen costos adicionales como seguros o transporte.
  • Indica los impuestos que aplican.

También puedes incluir otra información que consideres relevante para la futura compra.  

Modelo de una factura Proforma

Si aún tienes dudas y no sabes cómo hacerla, no te preocupes, acá te dejamos un ejemplo factura proforma que te puede servir de guía para elaborar la tuya:

Ejemplo de Modelo de factura proforma
Modelo de factura proforma actualizado 🔁

Con este sencillo modelo que te mostramos ya tendrás una idea de como realizar una en PDF o en Excel, si tu no tienes idea de como realizarla entonces a continuación te dejaremos un botón para que puedas descargarla cómodamente y rellenarla con toda tu información. ¡No se te olvide agradecer en los comentarios y compartir esta excelente información!

Cuando se debe usar una Factura Proforma

Las facturas proforma se utilizan en varios casos:

  • Cuando vas a hacer ventas internacionales y necesitas tener todos los datos para presentar en aduana y así poder calcular el valor a pagar.
  • Si el cliente te ha realizado una compra pero aún no paga el monto. 
  • Cuando ya ha sido acordada la compra con el cliente.

¿Factura Proforma o Presupuesto? Diferencias

La decisión de elaborar uno u otro, dependerá de ti y de tus necesidades. Puede que a primera vista te parezca lo mismo, pero existen ciertas diferencias. 

Los presupuestos son ideales para dar a conocer a potenciales clientes, los costos de nuestros productos y/o servicios, algo de gran importancia para cualquier tipo de negocio.  

Por eso es bastante común que este sea el primer paso al hacer negocios y una vez que el cliente nos dé el visto bueno, es allí en donde juega un papel fundamental la factura proforma.

La proforma nos sirve como una especie de borrador de la factura real que emitiremos al realizar la venta y el presupuesto, el primer paso para la negociación. 

Es importante tener en cuenta que ambos documentos no cuentan con validez legal, pero la proforma sirve a modo de documento acreditativo que indica el desarrollo de una compra. 

¿Quién expide una Factura Proforma?

La factura proforma está a cargo del vendedor de un producto o servicio, para explicar las condiciones de la negociación, donde indica toda la información concerniente a la misma. 

Es un documento para indicar todas las especificaciones y los costos a detalle, incluyendo los impuestos agregados y servicios adicionales que pueden significar un mayor precio, como los gastos de transporte y de seguros, en caso de que aplicase. 

Si eres vendedor, puedes expedir facturas proforma y hacer uso de esta excelente herramienta que te permitirá poder hacer mejores negociaciones además de ahorrarte tiempo al servir como un borrador de tu factura final.

Esperamos que te haya quedado claro la factura proforma significado y que te pueda servir de guía para generar las tuyas propias, bien sea creándolas desde cero o ayudándote de las plantillas disponibles y así, hacer mucho más fácil y organizado tu negocio. 

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